Doelgroep

CIO's, IT-managers, Informatiemanagers, Informatie-achitecten, Productmanagers (applicaties), Applicatiemanagers

Doelstelling

• Minder applicaties -> complexiteitsreductie en minder licentiekosten
• Complexiteitsreductie -> meer stabiliteit (minder incidenten) en flexibiliteit (kortere time-to-market)
• Meer stabiliteit -> lagere beheerkosten
• Meer flexibiliteit -> lagere ontwikkeling en onderhoudskosten

Denkwijze

Met applicaties sluit de IT aan op de bedrijfsvoering. Voor een optimale benutting van de IT-mensen en middelen is het stellen van prioriteiten noodzaak. De prioriteiten moeten worden bepaald op het belang van de te ondersteunen processen voor het realiseren van de bedrijfsstrategie:

Bedrijfskritische processen
Het verkoopargument van het bedrijf bepaalt met welke processen het bedrijf concurrentievoordeel wil behalen. Bij customer intimacy zijn dit bijvoorbeeld de klantenmanagement-processen. In deze processen dient het bedrijf zich te onderscheiden van de concurrentie door een unieke werkwijze, technieken en/of competenties. De applicaties, die deze processen ondersteunen, zijn voor het bedrijf belangrijker dan andere applicaties. Ze verdienen een hogere prioriteit in het aanwenden van mensen en middelen. Bovendien dienen ze een afspiegeling te zijn van de unieke werkwijze, technieken en competenties. Het is dus geoorloofd om deze applicaties zelf te ontwikkelen (make-beslissing). In een dynamische bedrijf met veel afwijkingen ten opzichte van de reguliere procesgang, moet het daarbij mogelijk zijn om de applicatie snel bij te stellen op het ondersteunen van deze afwijkingen. Afwijkingen treden meestal op in de periferie van de organisatie. Zowel de applicatie als de ontwikkelings- en onderhoudsorganisatie dient hierop te worden ingericht. Decentralisatie kan dus geoorloofd zijn, maar alleen met duidelijk onderscheid en samenhang tussen centraal/regulier en decentraal/afwijkend.

Niet-kritische processen
Voor de overige processen geldt dat ze op zijn minst geen concurrentienadeel mogen veroorzaken. Voor de inrichting van deze processen kan worden uitgegaan van de best practices van andere organisaties. Omdat best practices door veel organisaties worden toegepast, bieden software-leveranciers hiervoor standaard pakketsoftware aan. Pakketsoftware ondersteunt de standaard werkwijze van de best practice. Met een buy-beslissing wordt niet alleen een applicatie aangeschaft, maar ook een standaard werkwijze. Het is dus belangrijk dat de ondersteunde processen conform deze standaard werkwijze worden ingericht. Het afwijken van de standaard werkwijze leidt tot maatwerk en een groter beroep op de beschikbare mensen en middelen. En dat is, gegeven de lagere prioriteit van de ondersteunde processen, niet te rechtvaardigen. De consequentie van een buy-beslissing is dat afwijkingen op de reguliere standaard procesgang niet zijn toegestaan. Zowel de applicatie als het applicatiebeheer dient dus centraal te worden ingericht.

De denkwijze achter Applied IT is dat de prioriteiten, make or buy-beslissingen en centralisatie/ decentralisatie worden ingegeven door de relaties bedrijfsdoelstellingen-bedrijfsprocessen-applicaties. Via dezelfde relaties is ook de impact van nieuwe technische mogelijkheden voor de bedrijfsvoering in te schatten. Naast applicaties moet er ook rekening worden gehouden met de ontwikkelings-, onderhouds- en ondersteunings-activiteiten en diensten. Uit hoofde van eenvoud is het goed om applicaties en activiteiten in hun samenhang te beschouwen met behulp van IT-services.

Modelleerwijze

De relaties bedrijfsdoelstellingen-bedrijfsprocessen-applicaties worden gemodelleerd in een informatie-bestemmingsplan (IBP). Het Applied IT-IBP is geïnspireerd op de bestemmingsplannen voor de ruimtelijke ordening. Ook in het woud van applicaties is een ruimtelijke ordening nodig. Deze ordening wordt met de Applied IT-oplossing bereikt door:

• Bundeling van applicaties met applicatie-ontwikkelings-, onderhouds- en ondersteunings-activiteiten en daarmee gerealiseerde diensten in IT-services.
• Abstractie en groepering van de functionaliteit, gegevens en diensten in informatie-plangebieden.
• Het gebruik van de samenhang tussen activiteiten/processen en werkstromen/bedrijfsprocessen voor het positioneren van de informatie-plangebieden.
• De relatie tussen de bedrijfsdoelstellingen en de prioriteiten en uniciteit van de processen.

De onderstaande figuur geeft deze samenhang en ordening weer:

Werkwijze

Het informatie-bestemmingsplan werkt in twee richtingen. Zowel in de ontwikkeling als het gebruik van het IBP. Het raamwerk en de informatie-plangebieden van het IBP worden gevuld vanuit de bedrijfs-architectuur en de technische architectuur. Indien nodig, worden deze architecturen eerst globaal ontwikkeld of aangepast. In het gebruik zijn er dus twee toepassingen. Vanuit de bedrijfsstrategie kunnen de prioriteiten aan de IT-services worden gegeven en zijn make or buy en centralisatie/decentralisatie-beslissingen te onderbouwen. Vanuit de technische architectuur van de IT-services zijn innovaties in technologie en beheer-activiteiten te vertalen naar kansen voor het bedrijf.

Voor het terugdringen van het applicatie-portfolio wordt het IBP eerst gevuld, zoals hierboven beschreven. Vervolgens wordt de huidige situatie van de inzet van mensen en middelen, make or buy en centralisatie/decentralisatie vergeleken met hetgeen wordt ingegeven door de bedrijfsstrategie. Op grond van deze vergelijking worden een saneringsprogramma en blauwdrukken voor het aanpassen van de bedrijfsarchitectuur en de technische architectuur gemaakt. Het programma en de blauwdrukken hangen nauw samen. Dat is nodig om alle te bereiken voordelen en mogelijke risico's van de bedrijfsvoering tot en met de IT goed te kunnen beheersen. Op basis van het programma worden lopende projecten getoetst en waar nodig aangepast of beëindigd en worden (waar nodig) nieuwe projecten gedefinieerd en gestart.

Beheerswijze

Door hergebruik te maken van voorhanden best practices en templates, hoeft voor veel zaken niet opnieuw het wiel te worden uitgevonden en wordt het werk direct gericht op de organisatie-specifieke zaken. Er wordt zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van standaard voorhanden tools, zoals Office-producten, om zelfwerkzaamheid te maximaliseren en investeringen te minimaliseren. Hierdoor kan snel doch degelijk worden gewerkt, terwijl u zelf grip houdt op uw en onze inzet. Naar keuze kunt u in een eerder of later stadium ook kiezen voor het gebruik van meer geavanceerde tools. Met name in grotere organisaties met veel belanghebbenden is het gebruik van dergelijke tools aan te bevelen om de complexiteit te kunnen beheersen en coördinatie- en informatiekosten te beperken. HIT werkt samen met de belangrijkste leveranciers van tools voor strategie-ontwikkeling en enterprise modelling. Zie onze tools-pagina voor meer informatie.

Het terugdringen van het applicatie-portfolio kan een ingrijpende operatie zijn. Er kunnen veel belangen op het spel staan, zowel intern als extern. Het is zaak om deze belangen weer ondergeschikt te maken aan het bedrijfsbelang. Het doorvoeren van een saneringsprogramma is alleen mogelijk met het volledige commitment van de bedrijfsleiding. De realisatie van de bedrijfsstrategie is afhankelijk van het saneringsprogramma. De bedrijfsleiding kan haar eindverantwoordelijkheid dus niet delegeren. Bij het delegeren van deelverantwoordelijkheden aan bijvoorbeeld programma- en projectmanagers, dienen ook de bijbehorende bevoegdheden te worden gedelegeerd. Leiderschap en duidelijke management-lijnen zijn essentieel voor het welslagen van dergelijke saneringstrajecten. De Managed IT-oplossing biedt hiervoor de nodige structuren.

Ondersteuningswijze

Bij deze oplossing kunnen tevens de methode en technieken worden geleverd, waarmee uw organisatie zelf deze oplossing en producten kan ondersteunen en onderhouden. Zoals alle modellen, best practices, templates en tools. Gezien het belang voor uw organisatie is het aan te bevelen om zelf de ondersteuning en het onderhoud ter hand te nemen. HIT kan u ondersteunen bij het organiseren en opleiden van uw ondersteunings- en onderhouds-organisatie, zoals business consultants, strategen, bedrijfsarchitecten en informatiemanagers. HIT richt zich de verdere ontwikkeling van de methode en technieken. In het gebruik daarvan kan HIT uw ondersteunings en onderhoudsorganisatie op de achtergrond blijven ondersteunen. Omdat alleen marktstandaarden worden gebruikt, kunt u zelf het gewenste niveau van ondersteuning bepalen. U kunt voor het grootste deel ondersteuning vinden in andere bronnen, zoals vakliteratuur, en onze inzet beperken tot het combineren van standaard methoden en technieken en het gebruik van tools

Resultaat

Het resultaat is het behalen van de bovengenoemde doelstellingen. Of en wanneer dit resultaat wordt behaald hangt samen met een complex van factoren. De Applied IT-oplossing biedt u de methode en technieken voor het aanpakken van saneringstrajecten en daarmee de basis voor succes. De aanpak zelf ligt volledig in uw handen. HIT kan u daarbij zelf inhoudelijke ondersteuning verlenen. Daarbij kan HIT vanuit haar netwerk zware programma en projectmanagers leveren voor de uitvoering.